Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Geltungsbereich und Anbieter

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der SaaS-Plattform „Kapsio" (nachfolgend „Plattform") zwischen der BSE IT CONSULTING SRL, Goraslau nr. 2, sc. B, et. 2, ap. 31, 550356 Sibiu, Rumänien, eingetragen im Handelsregister unter J32/2209/2022 (nachfolgend „Anbieter"), und ihren Kunden.

1.2 Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Selbständige, juristische Personen des öffentlichen Rechts und sonstige Organisationen, die die Plattform im Rahmen ihrer gewerblichen, beruflichen oder dienstlichen Tätigkeit nutzen (nachfolgend „Kunde"). Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen.

1.3 Abweichende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat. Dies gilt auch dann, wenn der Anbieter in Kenntnis solcher Bedingungen Leistungen vorbehaltlos erbringt.

1.4 Im Falle von Widersprüchen gelten in folgender Reihenfolge: das individuelle Angebot bzw. die Auftragsbestätigung, der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Ziffer 6.3), diese AGB.

2. Vertragsgegenstand

2.1 Der Anbieter stellt dem Kunden eine gekapselte, kundenindividuelle Instanz der Plattform zur Nutzung über das Internet bereit. Die Plattform umfasst insbesondere KI-gestützte Chat-Funktionen mit Dokumenten-Retrieval (Retrieval-Augmented Generation, RAG) über vom Kunden eingebrachte Inhalte, die Verwaltung dieser Inhalte in Arbeitsbereichen sowie zugehörige Administrations- und Verwaltungsfunktionen.

2.2 Jede Kundeninstanz wird technisch von den Instanzen anderer Kunden getrennt betrieben (eigene Namespace-Umgebung, eigener Dokumentenspeicher, eigene Vektordatenbank, eigener Authentifizierungsbereich).

2.3 Die Verarbeitung und Speicherung sämtlicher Kundendaten – einschließlich Dokumente, Suchindizes, Chat-Verläufe, Protokolldaten und Sicherungskopien – erfolgt ausschließlich auf Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union bei Anbietern mit Sitz in der Europäischen Union. Die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter und Standorte sind im Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Ziffer 6.3) benannt.

2.4 Der Anbieter verwendet Inhalte, Eingaben und Ausgaben des Kunden nicht zum Training, zur Feinabstimmung oder zur sonstigen Verbesserung von KI-Modellen und verpflichtet die von ihm eingesetzten Unterauftragsverarbeiter entsprechend.

2.5 Die Plattform wird dem Kunden zeitlich begrenzt zur Nutzung überlassen (Miete). Ein Erwerb der Software oder von Rechten an der Software durch den Kunden ist nicht Vertragsgegenstand.

2.6 Der konkrete Funktions- und Leistungsumfang, die Anzahl der Nutzer, etwaige Kontingente (z. B. Dokumentenvolumen, Nutzungsvolumen) sowie zusätzliche Leistungen (z. B. Onboarding, Anpassungen, erweiterte Support-Leistungen) ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot bzw. der Auftragsbestätigung des Anbieters.

3. Vertragsschluss

3.1 Die Darstellung der Plattform auf der Website des Anbieters stellt kein bindendes Angebot dar. Der Vertrag kommt zustande, indem der Anbieter dem Kunden ein Angebot in Textform unterbreitet und der Kunde dieses in Textform annimmt, oder indem der Anbieter eine Bestellung des Kunden in Textform bestätigt.

3.2 Eine Selbstregistrierung oder ein Online-Vertragsschluss über die Website ist nicht vorgesehen. Die Einrichtung der Kundeninstanz erfolgt durch den Anbieter nach Vertragsschluss.

4. Zugang und Nutzungsrechte

4.1 Der Anbieter richtet den Zugang zur Plattform individuell ein und übermittelt dem Kunden die Zugangsdaten für die vereinbarten Nutzer. Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit das nicht ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht, die Plattform im vereinbarten Umfang für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen.

4.2 Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff unbefugter Dritter zu schützen. Der Kunde stellt sicher, dass nur berechtigte Nutzer auf seine Instanz zugreifen, und informiert den Anbieter unverzüglich, wenn der Verdacht besteht, dass Zugangsdaten unbefugten Dritten bekannt geworden sind.

4.3 Der Kunde darf die Plattform nicht missbräuchlich nutzen, insbesondere keine rechtswidrigen Inhalte einbringen, keine Schadsoftware einschleusen, keine automatisierten Massenzugriffe durchführen und keine Handlungen vornehmen, die den Betrieb der Plattform oder anderer Kundeninstanzen beeinträchtigen. Die Software darf nicht zurückentwickelt, dekompiliert oder Dritten zur Nutzung überlassen werden.

4.4 Der Kunde räumt dem Anbieter an den eingebrachten Inhalten die einfachen, auf die Vertragslaufzeit und den Vertragszweck beschränkten Nutzungsrechte ein, die zur Erbringung der Leistungen technisch erforderlich sind (insbesondere Speicherung, Vervielfältigung, Aufbereitung, Indexierung und Erstellung von Vektorrepräsentationen). Weitergehende Rechte an den Inhalten des Kunden erwirbt der Anbieter nicht.

5. Verfügbarkeit, Wartung und Support

5.1 Der Anbieter erbringt die Leistungen mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns und strebt eine hohe Verfügbarkeit der Plattform an. Konkrete Service-Level (z. B. Verfügbarkeitszusagen, Reaktions- oder Wiederherstellungszeiten) gelten nur, soweit sie ausdrücklich im Angebot vereinbart sind.

5.2 Geplante Wartungsarbeiten kündigt der Anbieter, soweit möglich, mit angemessenem Vorlauf an und führt sie vorrangig außerhalb üblicher Geschäftszeiten durch. Zeiten geplanter Wartung sowie Störungen, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen (z. B. höhere Gewalt, Ausfälle von Netzinfrastruktur Dritter, Störungen bei Unterauftragsverarbeitern), gelten nicht als Verfügbarkeitsunterschreitung.

5.3 Der Anbieter stellt dem Kunden eine Dokumentation zur Nutzung der Plattform bereit und leistet Support per E-Mail an Werktagen (Montag bis Freitag, ausgenommen gesetzliche Feiertage) während üblicher Geschäftszeiten (9:00 bis 17:00 Uhr MEZ/MESZ). Der Support erfolgt nach bestem Bemühen; feste Reaktionszeiten bestehen nur bei ausdrücklicher Vereinbarung.

5.4 Der Anbieter ist berechtigt, die Plattform weiterzuentwickeln und Funktionen anzupassen, sofern der vertraglich vereinbarte Kernfunktionsumfang erhalten bleibt und die Änderung für den Kunden zumutbar ist. Über wesentliche Änderungen informiert der Anbieter den Kunden in Textform.

6. Pflichten des Kunden

6.1 Der Kunde ist für die von ihm oder seinen Nutzern eingebrachten Inhalte verantwortlich und stellt sicher, dass deren Verarbeitung auf der Plattform keine Rechte Dritter (insbesondere Urheber-, Marken- und Persönlichkeitsrechte) und keine gesetzlichen Vorschriften verletzt.

6.2 Der Kunde holt vor dem Einbringen von Inhalten die dafür erforderlichen Zustimmungen und Einwilligungen ein und beteiligt, soweit erforderlich, seine Arbeitnehmervertretung.

6.3 Soweit der Kunde personenbezogene Daten in seine Instanz einbringt, schließen die Parteien vor Beginn der Verarbeitung einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ab. Der Kunde bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher für diese Daten; der Anbieter verarbeitet sie ausschließlich weisungsgebunden.

6.4 Der Kunde benennt einen fachlichen Ansprechpartner für die Vertragsdurchführung und hält dessen Kontaktdaten aktuell.

6.5 Der Kunde verwaltet die Nutzerkonten seiner Instanz eigenverantwortlich, soweit ihm hierfür Administrationsfunktionen zur Verfügung stehen, und veranlasst die Sperrung von Nutzern, die aus seiner Organisation ausscheiden.

7. Zulässige Nutzung und KI-generierte Inhalte

7.1 Die Plattform erzeugt Antworten unter Einsatz großer Sprachmodelle auf Basis der vom Kunden eingebrachten Inhalte und weist die verwendeten Quellen aus. Findet die Plattform in den Inhalten des Kunden keine Belegstelle, wird keine inhaltliche Antwort erzeugt. KI-generierte Ausgaben können gleichwohl unzutreffend, unvollständig oder missverständlich sein.

7.2 Die Plattform ist ein Hilfsmittel zur Recherche in eigenen Inhalten. Der Kunde prüft KI-generierte Ausgaben vor deren Verwendung für Entscheidungen mit rechtlicher, finanzieller, gesundheitlicher oder vergleichbarer Tragweite. Die Ausgaben stellen keine Rechts-, Steuer-, Medizin- oder sonstige Fachberatung des Anbieters dar.

7.3 Der Kunde setzt die Plattform nicht ein für automatisierte Entscheidungen, die gegenüber natürlichen Personen rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, nicht als Bestandteil sicherheitskritischer Systeme und nicht zu Zwecken, die nach der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) verboten oder als Hochrisiko-Anwendung eingestuft sind, ohne die dafür geltenden Pflichten selbst zu erfüllen. Die fachliche Verantwortung für den Einsatz der Ausgaben verbleibt beim Kunden.

7.4 Der Kunde informiert seine Nutzer darüber, dass sie mit einem KI-System interagieren, soweit sich dies nicht bereits aus der Gestaltung der Plattform ergibt.

8. Datenverarbeitung, Protokollierung und Datensicherung

8.1 Der Anbieter verarbeitet die Kontaktdaten des Kunden und seiner Ansprechpartner zur Vertragsdurchführung. Einzelheiten ergeben sich aus der Datenschutzerklärung des Anbieters.

8.2 Zur Sicherstellung des Betriebs, zur Fehleranalyse und zur Qualitätssicherung protokolliert die Plattform Anfragen der Nutzer und die dazu erzeugten Antworten einschließlich technischer Metadaten (z. B. Zeitstempel, verwendete Quellen, Modellparameter). Diese Protokolldaten werden ausschließlich in der Kundeninstanz gespeichert, nicht an Dritte weitergegeben und spätestens 90 Tage nach ihrer Entstehung gelöscht. Chat-Verläufe der Nutzer werden innerhalb der Instanz gespeichert und können vom jeweiligen Nutzer gelöscht werden.

8.3 Der Anbieter erstellt regelmäßig Sicherungskopien der Kundeninstanz (täglich, mit einer Aufbewahrung von bis zu 60 Tagen) und überträgt diese über verschlüsselte Verbindungen auf getrennte Speicherinfrastruktur innerhalb der Europäischen Union. Die Sicherungskopien dienen ausschließlich der Wiederherstellung im Störungsfall.

8.4 Der Anbieter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Kundendaten, insbesondere Transportverschlüsselung, Zugriffsbeschränkung nach dem Prinzip der minimalen Rechte und Netzwerktrennung zwischen Kundeninstanzen. Die Maßnahmen werden im Vertrag zur Auftragsverarbeitung näher beschrieben.

9. Vergütung und Zahlung

9.1 Die Vergütung ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer. Beim grenzüberschreitenden Leistungsbezug durch Unternehmer innerhalb der Europäischen Union geht die Steuerschuld auf den Kunden über (Reverse-Charge-Verfahren); der Kunde teilt dem Anbieter hierfür seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit.

9.2 Die Vergütung wird monatlich im Voraus in Rechnung gestellt, soweit im Angebot nichts anderes vereinbart ist. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Zugang ohne Abzug zahlbar.

9.3 Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, nach vorheriger Ankündigung in Textform mit einer Nachfrist von mindestens 7 Tagen den Zugang zur Plattform bis zum Ausgleich offener Forderungen zu sperren. Die Zahlungspflicht sowie die Speicherung der Kundendaten bleiben während der Sperre unberührt. Weitergehende gesetzliche Ansprüche des Anbieters bleiben vorbehalten.

9.4 Der Anbieter kann die Vergütung mit einer Ankündigungsfrist von drei Monaten zum Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums anpassen. Der Kunde kann in diesem Fall den Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Anpassung in Textform kündigen; hierauf weist der Anbieter in der Ankündigung hin.

10. Unentgeltliche Test- und Pilotnutzung

10.1 Stellt der Anbieter dem Kunden die Plattform unentgeltlich zu Test- oder Pilotzwecken bereit, so gelten diese AGB mit folgenden Maßgaben: Es besteht keine Verfügbarkeits- oder Supportzusage; der Anbieter kann die Bereitstellung jederzeit mit einer Frist von 7 Tagen beenden; der Anbieter haftet nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

10.2 Der Kunde bringt in eine Test- oder Pilotinstanz keine Inhalte ein, deren Verlust für ihn nicht hinnehmbar wäre. Ziffer 11.3 gilt entsprechend; die Frist zur Bereitstellung des Exports beträgt 14 Tage.

11. Laufzeit, Kündigung und Vertragsende

11.1 Der Vertrag wird, soweit nicht anders vereinbart, auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann von beiden Parteien mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende in Textform gekündigt werden.

11.2 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Abmahnung wiederholt gegen Ziffer 4.3 oder Ziffer 7.3 verstößt oder mit der Zahlung von zwei Monatsvergütungen in Verzug ist.

11.3 Der Kunde kann während der Vertragslaufzeit jederzeit und nach Vertragsende innerhalb von 30 Tagen die Herausgabe der von ihm eingebrachten Dokumente in einem gängigen Format verlangen; der Anbieter stellt diese innerhalb von 30 Tagen nach Anforderung zum Export bereit.

11.4 Nach Ablauf der Frist gemäß Ziffer 11.3 löscht der Anbieter die Kundeninstanz einschließlich aller Kundendaten. Sicherungskopien werden im Rahmen des regulären Sicherungszyklus gemäß Ziffer 8.3 spätestens 60 Tage nach Löschung der Instanz überschrieben bzw. gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Anbieters (z. B. für Rechnungsdaten) bleiben unberührt. Auf Wunsch bestätigt der Anbieter die Löschung in Textform.

12. Haftung

12.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie in Fällen, in denen eine Haftungsbeschränkung nach zwingendem Recht unzulässig ist.

12.2 Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung von Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, und nur für den unmittelbaren, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden. Die Haftung für mittelbare Schäden und Folgeschäden, insbesondere entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen und Betriebsunterbrechung, ist in diesen Fällen ausgeschlossen.

12.3 Die Haftung nach Ziffer 12.2 ist der Höhe nach je Vertragsjahr auf die vom Kunden in den zwölf Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis gezahlte Vergütung begrenzt.

12.4 Eine verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren, ist ausgeschlossen. Für Datenverlust haftet der Anbieter nur in dem Umfang, der auch bei ordnungsgemäßer Datensicherung gemäß Ziffer 8.3 unvermeidbar gewesen wäre.

12.5 Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

13. Vertraulichkeit

13.1 Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei, die ihnen im Rahmen der Vertragsdurchführung bekannt werden, vertraulich und verwenden sie ausschließlich für die Zwecke des Vertrags. Als vertraulich gelten insbesondere sämtliche vom Kunden eingebrachten Inhalte sowie Geschäfts-, Preis- und technische Informationen des Anbieters.

13.2 Der Anbieter verpflichtet die mit der Leistungserbringung befassten Personen und Unterauftragsverarbeiter zur Vertraulichkeit in entsprechendem Umfang.

13.3 Die Vertraulichkeitspflicht gilt nicht für Informationen, die öffentlich bekannt sind oder ohne Verstoß gegen diese Pflicht öffentlich bekannt werden, der empfangenden Partei bereits rechtmäßig bekannt waren oder aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Anordnung offengelegt werden müssen. Sie besteht für die Dauer von fünf Jahren nach Vertragsende fort; für Inhalte des Kunden gilt sie zeitlich unbegrenzt.

13.4 Der Anbieter darf den Kunden nur mit dessen vorheriger Zustimmung in Textform als Referenzkunden benennen.

14. Änderungen dieser AGB

14.1 Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies aufgrund geänderter rechtlicher, technischer oder wirtschaftlicher Rahmenbedingungen erforderlich ist und den Kunden nicht unangemessen benachteiligt. Der vereinbarte Kernleistungsumfang und die Vergütung können auf diesem Weg nicht geändert werden.

14.2 Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform unter Hervorhebung der geänderten Regelungen mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Mitteilung in Textform, gelten die Änderungen als angenommen; hierauf weist der Anbieter in der Mitteilung gesondert hin. Widerspricht der Kunde, wird der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fortgeführt; beide Parteien können den Vertrag in diesem Fall mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende kündigen.

15. Schlussbestimmungen

15.1 Auf den Vertrag und diese AGB findet das Recht Rumäniens unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und der Kollisionsnormen des internationalen Privatrechts Anwendung. Zwingende Bestimmungen des Rechts am Sitz des Kunden bleiben unberührt, soweit sie nicht abbedungen werden können.

15.2 Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag sind die sachlich zuständigen Gerichte in Sibiu (Hermannstadt), Rumänien. Der Anbieter ist daneben berechtigt, den Kunden an dessen allgemeinem Gerichtsstand zu verklagen.

15.3 Die Regelungen in Ziffer 9.3 (Zugangssperre), Ziffer 11 (Kündigung), Ziffer 12 (Haftungsbeschränkung), Ziffer 14 (Änderungen) und Ziffer 15.2 (Gerichtsstand) werden vom Kunden mit Annahme des Angebots gesondert und ausdrücklich bestätigt.

15.4 Vertragssprache ist Deutsch. Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform; dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.

15.5 Der Kunde darf Rechte und Pflichten aus dem Vertrag nur mit vorheriger Zustimmung des Anbieters in Textform auf Dritte übertragen. Der Anbieter darf den Vertrag auf ein mit ihm verbundenes Unternehmen oder einen Rechtsnachfolger übertragen und informiert den Kunden hierüber in Textform.

15.6 Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

Stand: September 2026